EFECTOS DEL PED SOBRE LAS CARACTERISTICAS DEL CONTROL CONTABLE
SEGREGACION DE FUNCIONES
Son funciones incompatibles para efectos del control contable, aquellas que ubican a cualquier persona en una posición en que puede cometer y encubrir errores o irregularidades durante el curso normal de sus actividades (manual de funciones).
Muchos sistemas de PED no solo procesan datos contables sino también incluyen procedimientos para detectar errores e irregularidades y para proporcionar autorización específica para ciertos tipos de transacciones. Debido a que los procedimientos pueden ser combinados, es más probable que se combinen funciones incompatibles en una actividad de PED que en una actividad manual.
Una persona que tiene la oportunidad de efectuar cambios no aprobados a cualquiera de dichos programas, realiza funciones incompatibles en relación con la actividad del PED.
Ejemplo: En un programa para una aplicación de cuenta por pagar puede haber sido diseñado para procesar el pago de la factura del proveedor solamente si trae adjunta una orden de compra que coincida con la factura en precios y cantidades y un reporte de recepción que indique que se recibieron los bienes y servicios.
En ausencia de un control adecuado sobre cambios a programas, una modificación no aprobada puede cambiar la aplicación para que puedan hacerse pagos no procedentes a proveedores.
Tomando el ejemplo anterior un individuo que puede efectuar cambios no aprobados en los archivos que contienen las órdenes de compra y los reportes de recepción, podría añadir registros falsos con objeto de incorporar órdenes de compra y reportes de recepción a los archivos, causando con esto que el programa procese el pago de facturas de proveedores no autorizadas.
REGISTRO DE TRANSACCIONES
El control contable está relacionado con el registro de transacciones por los importes y en los periodos contables en que fueron ejecutadas y con su clasificación en las cuentas adecuadas.
El uso PED para procesar o iniciar transacciones puede afectar la fuente y extensión de posibles errores.
El registro inicial de las transacciones puede introducir errores que podrían afectar los saldos y reportes a menos que los datos de entrada sean debidamente controlados; de igual forma hay otros errores causados por fatiga o descuido. La aplicación puede ser programada para detectar cierto tipo de transacciones inválidas o anormales.
ACCESO A LOS ACTIVOS
El personal PED tiene acceso a los activos, es decir a la preparación o procesamiento de documentos que lleven al uso o disposición de los activos.
Ejemplos:
· Si una persona tiene acceso directo al efectivo, y de igual forma maneja la preparación y firma de cheques.
· Una persona que genere órdenes de pago, autorizando la emisión de los cheques
· Ordenes de embarque autorizando salidas de inventario
Algunas vece el acceso a los activos por el personal de PED pueden aparentemente no ser muy claras debido a que el acceso es indirecto.
COMPARACION DE LOS REGISTROS CONTABLES CON LOS ARCHIVOS
El PED es frecuentemente usado para comparar los registros contables con los archivos
Ejemplo: Una persona puede totalizar los inventarios físicos o arqueos de valores y comparar las cantidades registradas con el saldo en libros.
En este ejemplo se puede encontrar que la persona encargada pueda aumentar los conteos físicos, insertar conteos ficticios o suprimir diferencias.